Index Berita

Jasa Pengelolaan Arsip Sering terjadi pada proses pemindahan arsip pada ruang/ depo arsip baru menimbulkan masalah tersendiri : 1. Tidak tersedianya SDM yang melaksanakan proses pemindahan yang membuat instansi meminta sembarang orang untuk memindahkan tanpa prosedur yang benar. Sehingga resiko kehilangan pada proses pemindahan besar 2. Tidak tertatanya dengan baik yang menyebabkan setelah dipindahkan ke tempat baru menjdai semakin sulit dicari. Oleh sebab itu kami memberikan solusi atas permasalahan tersebut : 1.JASA PEMINDAHAN DOKUMEN/ ARSIP 1. Memilah dokumen/ arsip yang akan di pindah dan yang tidak 2. Melakukan inventarisasi dokumen/ arsip dan memasukkannya ke dalam box/ kardus 3. Membuat berita acara pemindahan 4. Memindahkan ke tempat (lemari/ rak), ruang atau gudang arsip baru 2.JASA PEMILAHAN, PENGELOMPOKAN DAN PENATAAN 1. Melakukan pemilahan dokumen (tak beraturan) yang masih harus disimpan (arsip) dan yang bukan arsip (blanko/ map kosong, barang-barang, dll - termasuk arsip yang sudah masuk masa retensi) 2. Melakukan pemilahan dokumen sesuai dengan kelompok/ jenis/ kategori (klasifikasinya) 3. Memasukkan dokumen/ arsip ke dalam box/ odner (folder), memberi label dan menatanya pada rak/ lemari 3.JASA PERAWATAN DEPO ARSIP 1. Melakukan pembersihan dan perapian ruang/ gudang arsip (termasuk rak, lemari, box/ map, peralatan, lantai dan ruang arsip) 2. Pemberian pengharum ruang, penyerap kelembaban dan kamperisasi 4.JASA PEMUSNAHAN DOKUMEN (agar tidak memenuhi depo arsip baru dengan dokumen yg seharusnya sudah bisa dimusnahkan) 1. Melakukan proses pemusnahan dokumen/ arsip (yg tidak bernilai guna atau sudah masuk masa retensi) dengan metode pencacahan (schredding) 2. Proses penghancuran dilakukan ditempat client atau ditempat kami 3. Hasil penghancuran akan didaur ulang 5.JASA ALIHMEDIA/ SCANNING DOKUMEN Hanya dengan memakai peralatan dan sumberdaya terbaik, kami melakukan pekerjaan memindai dokumen dari berbagai ukuran dan bentuk untuk anda ! Dalam berbagai format file yang anda inginkan, dapat anda pakai untuk berbagai keperluan seperti : Back up data, Document Management system/ Electronic Filing System atau yang lainnya. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan membiarkan orang-orang yang berkompeten di bidangnya membuat anda dapat konsentrasi pada core business perusahaan.

Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah Dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah. Tata Naskah Dinas Elektronis –selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan bagian dari e-goverment akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Dalam bidang pemerintahan, pengembangan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik mengacu pada Peraturan Menpan Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah. Maksud dan Tujuan Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas yang bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi secara tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi. Sasaran Pencapaian Sasaran yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas Elektronik adalah sebagai berikut: 1. Tercapainya kesadaran dan pemahaman penyelenggaraan tata naskah dinas; 2. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian; 3. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; 4. Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas; 5. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.

Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, efisien serta akurat. Teknologi informasi juga sangat berperan pada perkembangan Rumah Sakit. Salah informasi yang sangat penting bagi Rumah Sakit adalah data pada Rekam Medik. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas ,anamnesa,penentuan fisik , laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medikyang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap , rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas , tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik , dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya. Selain rekam medis, disetiap bagian pada suatu rumah sakit pasti juga terdapat arsip/ dokumen yang semakin hari semakin bertambah. Mengingat pentingnya nilai informasi pada arsip tersebut, perlu dipikirkan untuk segera untuk memiliki sistem kearsipan elektronik yang mampu memberikan keamanan dokumen, kemudahan dalam penataan dan pencarian serta dalam menunjang efisiensi/ efektifitas operasional rumah sakit. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medik Tujuan Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan . Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar , maka tertib administrasi tidak akan berhasil Kegunaan Rekam Medis antara lain: 1. Aspek Administrasi, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi , karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga mdis dan perawat dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan 2. Aspek Medis, Catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada pasien 3. Aspek Hukum, Menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan , dalamrangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan 4. Aspek Keuangan, Isi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan . Tanpa adaya bukti catatan tindakan /pelayanan , maka pembayaran tidak dapat dipertanggungjawabkan 5. Aspek Penelitian, Berkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian , karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian . 6. Aspek Pendidikan, Berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan , karena isinya menyangkut data/informasi tentang kronologis dari pelayanan medik yang diberikan pada pasien 7. Aspek Dokumentasi, Isi Rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan sarana kesehatan Dokumen Rekam Medik Elektronik Pada era global ini, teknologi elektronik juga berimbas pada terjadinya transformasi paradigma rekam medis tradisional dari yang berbasis kertas ke arah paradigma baru yang berbasis informasi dan disebut manajemen informasi kesehatan (MIK). Akibatnya, praktisi rekam medis kini berperan sebagai administrator atau manajer dari manajemen informasi kesehatan. Rekam Medik Elektronik di Indonesia Pasca Pengesahan UU ITE Beberapa waktu lalu, DPR telah mengesahkan RUU Informasi & Transaksi Elektronik (ITE) menjadi UU ITE (UU no.11/2008). Sebagai UU pertama yang mengatur bidang teknologi informasi (IT), banyak aspek dalam bidang IT menjadi tunduk pada UU tersebut, termasuk penggunaan IT dalam dunia kesehatan. Salah satu penggunaan IT dalam dunia kesehatan yang telah menjadi tren dalam dunia pelayanan kesehatan secara global adalah rekam medik elektronik (EHR), yang sebenarnya sudah mulai banyak digunakan di kalangan pelayanan kesehatan Indonesia, namun banyak tenaga kesehatan & pengelola sarana pelayanan kesehatan masih ragu untuk menggunakannya karena belum ada peraturan perundangan yang secara khusus mengatur penggunaannya. Selama ini, rekam medik mengacu pada pasal 46-47 UU no.29/2004 tentang Praktik Kedokteran & Permenkes no.269/2008 tentang Rekam Medik. UU no.29/2004 sebenarnya diundangkan saat EHR telah banyak digunakan, namun tidak mengatur mengenai EHR. Sedangkan Permenkes no.269/2008 belum mengatur mengenai EHR. Tetapi dengan adanya UU ITE, secara umum penggunaan EHR sebagai dokumen elektronik telah memiliki dasar hukum. Dapat disimpulkan bahwa dengan adanya UU ITE, EHR telah dapat digunakan di Indonesia untuk membantu mewujudkan pelayanan kesehatan yang lebih bermutu & melindungi masyarakat. Adalah sangat baik jika pemerintah membuat peraturan khusus mengenai EHR berikut standar/protokol & keamanannya sebagai peraturan pelaksana dari UU no.29/2004.

Sejalan dengan misi dan arah Kantor Pelayanan Pajak, dalam rangka pelayanan terhadap masyarakat wajib pajak, Adiharapkan untuk mampu menyediakan suatu sistem informasi yang mampu menyajikan data dan informasi secara cepat, akurat, lengkap dan mudah berintregrasi dengan aplikasi lain yang sudah ada. Data tersebut seringkali diperoleh dari dokumen/ arsip yang ada disetiap bagian pada organisasi. Dalam rangka pengelolaan kearsipan guna menunjang kualitas dan menjamin ketersediaan kearsipan yang autentik dan terpercaya. Direktorat Jendral Pajak dalam keputusannya No. 241/PJ/2012 tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jendral Pajak sudah memerintahkan untuk melaksanakan pembangunan manajemen kearsipan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, , pembangunan kearsipan diperlukan beberapa tahapan dan juga pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana. Kebutuhan tersebut harus sejalan dengan standar sarana dan prasarana yang tertuang pada kebijakan pemerintah dalam pembangunan arsip. Diantaranya : KEPUTUSAN KEPALA ANRI NOMOR : 03 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR MINIMAL GEDUNG DAN RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF KEPUTUSAN KEPALA ANRI NOMOR : 12 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR PENYIMPANAN FISIK ARSIP KEPUTUSAN KEPALA ANRI NOMOR : 11 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR BOKS ARSIP KEPUTUSAN KEPALA A NRI NOMOR : 04 TAHUN 2000 TENTANG PEDOMAN PENGGUNAAN KERTAS UNTUK ARSIP BERNILAIGUNA TINGGI Atas dasar peraturan tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing KPP, kami mencoba mengajukan usulan sarana yang dapat dimanfaatkan oleh KPP : Penyediaan aplikasi manajemen kearsipan KPP Penyediaan Scanner khusus dokumen Penyediaan rak arsip medium duty Open Rack dan Roll o pack/ Compacto Penyediaan Box Arsip Penyediaan layanan jasa kearsipan Penyediaan Aplikasi Manajemen Kearsipan KPP Aplikasi manajemen kearsipan yang berfungsi untuk memudahkan penyimpanan dan penataan, pencarian kembali dan peminjaman serta pengorganisasian dokumen-dokumen penting KPP lainnya. Sistem Operasi dan Database a. Sistem Operasi untuk server Sistem operasi yang digunakan untuk server berbasis free opensource (Linux/Unix) atau berbayar (Windows ) b. Database server Dapat menggunakan database server berikut ini : - Firebird (default) - MariaDB / MySQL (opsional) - Oracle (opsional) c. FTP Server Dapat menggunakan salah satu ftp server berikut ini : - Filezilla FTP Server - Secure FTP Server (SFTP) - XLight FTP Server d. Aplikasi SIM Arsip berbasis Client-server Aplikasi yang akan dibangun berbasis client-server.

Perkembangan dunia teknologi informasi dan komunikasi (TIK) saat ini telah membawa dunia memasuki industri 4.0. Era ini ditandai dengan melimpahnya data dan informasi, cyber physical system, hingga pengelolaan big data. Bagi para pekerja informasi –termasuk arsiparis- inilah yang harus diantisipasi sejak awal karena landscape-nya bisa sama sekali berbeda dengan apa yang ada pada saat ini. “Arsip era 4.0 akan ditandai dengan arsip yang diolah sendiri oleh komputer dan terakses via komputer,” kata Noerhadi Magetsari, Profesor Emeritus Arkeologi Fakultas Ilmu Budaya UI sekaligus mantan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada kuliah umum bertema “Kearsipan dalam Revolusi Industri 4.0”. Kuliah ini dihadiri oleh mahasiswa, profesional dari berbagai kementerian dan lembaga, serta dosen Universitas Indonesia bertempat di Auditorium Program Pendidikan Vokasi (28/9/2018). Dalam sambutannya, Dyah Safitri selaku Ketua Program Studi Manajemen Informasi dan Dokumen Program Pendidikan Vokasi UI, kuliah umum ini diharapkan memberi wawasan baru kepada para pemangku kepentingan dunia kearsipan bahwa tantangan yang dihadapi ke depan terutama ketika era industri 4.0 dimulai. Era industri 4.0 ditandai dengan berbagai fenomena seperti IoT (interner of things) yang memungkinkan semua mesin berkomunikasi dan saling terhubung, kecerdasan buatan, big data, hingga munculnya label smart untuk pelbagai sektor seperti smart office, smart city, hingga smart transportation. Bagi dunia kearsipan, bahwa era industri 4.0 membuat “hidup” arsip menjadi lain tapi prinsip-prinsip pengelolaan arsip masih dapat digunakan. Dengan cara tersebut arsiparis tetap menjadi profesi yang diperlukan di era industri 4.0. Transformasi arsip akan mengarah ke digital/ elektronik. Nantinya hampir semua arsip sudah berbentuk elektronik dan “diserahkan” ke mesin, tapi arsiparis yang nanti dapat memberi makna. Untuk bisa mewujudkan transformasi tersebut dibutuhkan beberapa strategi diantaranya mengefektifkan program pembinaan kearsipan. Ini perlu dilakukan untuk membangun komitmen pimpinan nasional dan daerah untuk meningkatkan investasi dalam pengembangan environment, culture and digital skills di lembaga kearsipan maupun pencipta arsip.

LAYANAN JASA KEARSIPAN Archiving/ Document Management Consultant Meliputi Jasa Konsultan yang fokus dalam bidang kearsipan dan pengelolaan dokumen secara terpadu dan menyeluruh sebagai bentuk komitmen dan totalitas kami dibidang kearsipan. Layanan dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan dan rencana perusahaan : 1. Membangun Standard Operasional Procedure (SOP) untuk membuat stadardisasi kerja kearsipan dan kejelasan tahapan langkah dalam pengelolaan arsip di lembaga/ organisasi. SOP ini menjadi hal paling penting untuk mengawali kegiatan tata kearsipan yang lebih baik. Adapun SOP yang akan dirumuskan adalah sebagai berikut. a. SOP Penerimaan Arsip dari Unit Kerja Lain b. SOP Pemindahan Arsip Inaktif dari unit kerja dinas pendapatan ke ruang arsip. c. SOP Pemberkasan Arsip dan Penentuan JRA Arsip d. SOP Penataan dan Penyimpanan Arsip e. SOP Digitalisasi atau Alih Media Arsip f. SOP Penilaian dan Penyusutan Arsip g. SOP Pemusnahan Arsip h. SOP Pengelolaan Arsip Media Baru i. SOP Peminjaman dan Pemakaian Arsip 2. Merumuskan pola klasifikasi arsip, tunjuk silang dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang akan digunakan dalam memberkaskan arsip di perusahaan dan menentukan jangka waktu penyimpanan arsip. Pola klasifikasi arsip dan JRA ini harus dirumuskan secara teliti dan dikaitkan dengan bagian lain supaya ada benang merah diantara masingmasing bagian. Dan diharapkan pola klasifikasi arsip ini bisa berlaku di seluruh bagian. 3. Membuat disain ruang arsip yang memenuhi kaidah kearsipan yang dipersyaratkan, meliputi ruang bangunan dan rak/ lemari penyimpanan. 4. Membuat disain software manajemen kearsipan untuk melengkapi system pengelolaan arsip dan dokumentasi secara digital. 5. Inhouse Training, workshop dan Public Seminar Mengadakan pelatihan dan seminar yang berhubungan dengan pengelolaan manajemen kearsipan dan pengelolaan dokumen. Berbagai topik yang relevan dengan kebutuhan disampaikan oleh ahli yang berkompeten dimasing-masing bidang. Document Processing Service Document Scanning Hanya dengan memakai peralatan dan sumberdaya terbaik, kami melakukan pekerjaan memindai dokumen dari berbagai ukuran dan bentuk untuk anda ! Dalam berbagai format file yang anda inginkan, dapat anda pakai untuk berbagai keperluan seperti : Back up data, Document Management system/ Electronic Filing System atau yang lainnya. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan membiarkan orang-orang yang berkompeten di bidangnya membuat anda dapat konsentrasi pada core business perusahaan. Kartu Nama/ Business Card Arsip Dokumen (A5 s/d A3) Drawing dan Dokumen Teknik (A2 s/d A0+) Image Processing Service Memproses image document menjadi data yang akan diolah menjadi informasi penting bagi organisasi dan perusahaan anda ! Form Processing and Data Entry Dengan teknologi Automatic Form Processing and data entry kami dapat membantu perusahaan anda untuk menyederhanakan proses dan mempercepat waktu pemasukan/ pemrosesan data dari berbagai jenis dokumen dan bentuk formulir.

Rak Mezzanine dengan kapasitas cukup besar yang mampu menampung banyak box arsip, memerlukan sarana pendukung untuk memudahkan penataan - dimana box tersebut harus diletakkan pada tempat yang benar sesuai dengan klasifikasi dokumen pada rak. Ketepatan / kesesuaian penempatan akan menentukan kemudahan/ kepastian dalam pencarian kembali. Virtual Rack Locator akan membantu proses pencarian box pada rak berdasarkan visualisasi rak. Data pada VRL dapat dioptimalkan untuk identifikasi dokumen dan lokasi penyimpanan. Diperlukan suatu sarana yang melekat pada map untuk menyimpan identifikasi dan data penunjang lainnya. Arsip yang disimpan adalah arsip vital Negara, dimana keamanan harus benar-benar diperhatikan. Keamanan dokumen kertas dan informasi didalamnya harus dilindungi oleh sebuah system yang mampu memberikan anotasi jika dokumen itu dibawa keluar tanpa ijin. Proses peminjaman dokumen harus tercatat dan dapat ditelusuri kembali. Dimungkinkan adanya audit tentang koleksi dokumen yang disimpan berikut histori dari perlakuan dokumen tersebut. Mempercepat proses kerja dan produktifitas pada proses penyimpanan dan penataan kearsipan dokumen wajib pajak dalam rangka menunjang reformasi administrasi perpajakan. Permasalahan Bagaimana mengoptimalkan sarana pengarsipan yang sudah dimiliki (Gedung, rak, VRL dll) dan mengakomodir kebutuhan system kearsipan masa depan ? Solusi Diperlukan suatu system yang terintegrasi yang mampu memanfaatkan sarana yang ada untuk mengakomodir prinsip dasar kearsipan dengan memperhatikan pengamanan dokumen yang ada. Kearsipan yang baik terjadi saat kita dapat menyimpan dokumen/ arsip secara terstruktur/ tertata sehingga dapat diketemukan dengan mudah apabila dibutuhkan kembali. Melihat latarbelakang dan permasalahan yang ada, kami dapat menyarankan suatu system yang kami sebut : Document Racking Support System.

KEGIATAN STOCK OPNAME BUKU/ KOLEKSI PERPUSTAKAAN Latar Belakang / Dasar Pemikiran Keberadaan perpustakaan umum atau daerah sangat penting bagi tersedianya informasi yang mampu membantu masyarakat dalam meningkatkan kapasistas keilmuan masing-masing sesuai dengan kebutuhan informasinya. Terpenuhinya kebutuhan informasi tersebut tergambarkan dari bagaimana perpustakaan umum atau daerah menyediakan koleksi perpustakaan yang lengkap dan up to date. Pembinaan koleksi perpustakaan umum atau daerah yang baik tidak hanya fokus pada penambahan jumlah koleksi saja, namun juga memperhatikan bagaimana membina dan memelihara koleksi yang ada untuk dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna perpustakaan umum. Seperti yang diketahui bahwa pengembangan koleksi suatu perpustakaan harus didasarkan kepada profil koleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Untuk mengetahui bagaimana profil koleksi suatu perpustakaan, diperlukan suatu kegiatan pengumpulan data, jumlah koleksi bahan pustaka menurut subyek yang sesuai dicakup oleh suatu perpustakaan. Agar perpustakaan dapat memberikan layanan secara maksimal, maka koleksi perpustakaan juga dikelola dengan baik karena koleksi merupakan aset informasi yang sangat berharga bagi perpustakaan. Selain menjaga aset informasi yang dimiliki, perawatan merupakan bukti kepedulian sebuah perpustakaan atas informasi yang dimilikinya. Apalagi perpustakaan dianggap sebagai pusat informasi maka perawatan merupakan suatu yang perlu dilakukan oleh setiap perpustakaan. Koleksi yang terawat dengan baik merupakan unsur penunjang kelancaran proses akses informasi di perpustakaan. Terawat dengan baik artinya secara fisik maupun kandungan informasi yang tersimpan tetap bisa digunakan walaupun usianya sudah usang. Salah satu kegiatan pemeliharaan atau perawatan koleksi yang dapat dilakukan adalah Stock Opname. Menurut Yulia (1993, 171) “Stock opname merupakan suatu kegiatan penghitungan kembali koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Secara lebih rinci, dari kegiatan ini dapat diketahui jumlah bahan pustaka menurut golongan ilmunya, dapat diketahui buku-buku yang hilang, dapat diperolehnya susunan buku yang rapih (tepat susunan penempatannya), juga diketahuinya kondisi fisik buku, apakah ada yang rusak/tidak lengkap”. Stock opname yakni kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan secara menyeluruh apakah koleksi itu masih sesuai dengan catatan yang dimiliki. Selain berfungsi untuk mencocokkan kembali koleksi yang ada di rak dengan jumlah data inventaris, juga dapat sebagai sarana untuk melakukan pemeliharaan, karena disamping memeriksa koleksi, buku–buku yang ada kemudian dibersihkan tidak terkecuali dengan tempat pemajangan buku/rak. Dari kegiatan stock opname ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan akan diperolehnya profil koleksi, jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi suatu perputakaan. Hal ini akan dapat meningkatkan pelayanan pengguna. Kegiatan stock opname misalnya subyek yang tidak sesuai, tahun terbit yang sudah lama dan tidak sesuai lagi. Kegiatan ini biasanya memerlukan waktu beberapa hari.

Preservasi arsip adalah proses pelestarian arsip / kegiatan perlindungan dan perawatan arsip, sehingga arsip dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama. Prinsip Preservasi arsip : 1. Dilaksanakan dengan mempertahankan otentisitas dan realibitas sebagai arsip. 2. Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai permanen. 3. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya. 4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil. Fumigasi adalah upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari. Contohnya mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau dan mengganggu penciuman, serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia terutama bagi petugas kearsipan. Agar fumigasi memberikan efek optimal maka diperlukan antara lain: - pelaksanaan yang profesional - tepat sasaran - metode yang digunakan tepat - waktu pelaksanaan tepat Metode Pelaksanaan Fumigasi Fumigasi dapat dilakukan dengan 3 cara yakni: 1. Fumigasi Ruangan Fumigasi yang dilakukan didalam ruangan khusus yang tertutup, pelaksanaanya petugas masuk kedalam sebuah ruangan kemudian melakukan fumigasi pada seluruh arsip yang berada di ruangan tersebut tanpa memindahkan satupun arsipnya. 2. Fumigasi di Bawah Penutup Fumigasi ini dilakukan didalam ruangan namun arsip yang akan di fumigasi terlebih dahulu ditutupi dengan pelastik atau penutup lainnya. Arsip yang sudah ditutupi itulah kemudian yang akan difumigasi. 3. Fumigas Bertahap Fumigasi bertahap dilaksanakan pada sebuah ruangan yang memang di desain khusus untuk melaksanakan fumigasi, arsip secara bertahap dimasukkan pada ruangan ini, kemudian dilakukan fumigasi.

Dokumen Digital untuk Akreditasi Perguruan Tinggi Akreditasi institusi perguruan tinggi adalah proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen perguruan tinggi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan program tridarma perguruan tinggi serta untuk menentukan kelayakan program dan satuan pendidikan. Kesiapan penyajian dokumen dalam proses akreditasi akan memberikan nilai yang positif. Kemudahan dan keakuratan penemuan dokumen sangat diperlukan serta penyajian yang responsif menjadi nilai tambah Perguruan Tinggi dalam proses akreditasi . Bencana kebakaran dan kebanjiran serta bencana lainnya merupakan contoh peristiwa yang dapat memusnahkan dokumen dan akhirnya dapat mengganggu proses akreditasi sebuah perguruan tinggi dimana hal ini tentu tidak diinginkan oleh siapapun. Ketersediaan dan persiapan dokumen pada proses akreditasi juga menjadi hal yang sangat menyita waktu dan tenaga. Sebelum terjadi bencana tersebut dan untuk mempersiapkan ketersediaan dokumen, akan sangat baik sekali jika dibuat salinan semua dokumen penting dan dokumen vital dalam bentuk digital untuk proses akreditasi serta untuk pelestarian dan penyelamatan dokumen. Dengan DDMS dapat mempermudah penyajian dokumen untuk proses akreditasi perguruan tinggi, dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses akreditasi dapat disimpan secara digital pada DDMS dengan metode single pass Scan & Save. Untuk mengelola penyimpanan dokumen, pada DDMS dibangun sistem kategori dokumen yang disesuaikan dengan standar akreditasi dan dokumen-dokumen digital yang diperlukan dapat diatur penyimpanannya pada kategori dokumen yang sudah dibangun tersebut. Sehingga jika diperlukan dokumen yang dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan. Jika diperlukan dokumen fisik juga dapat dengan mudah ditelusuri, karena pada index penyimpanan dokumen ditulis juga informasi lokasi penyimpanan dokumen fisiknya. Dengan DDMS penyajian dokumen yang diperlukan pada saat proses pengajuan dan asesmen akreditasi akan menjadi lebih efektif, efisien dan menyenangkan. Perangkat DDMS Untuk membangun sebuah sistem DDMS, perangkat-perangkat yang dibutuhkan sebagai berikut : 1. Komputer. Sebagai tempat mengoperasikan DDMS. Semua kegiatan scan dokumen dan pencarian dokumen dilakukan pada perangkat komputer tersebut. Komputer untuk mengoperasikan DDMS dapat menggunakan komputer kerja pada umumnya. 2. Server. Diperlukan jika menggunakan DDMS yang versi Client-Server. Database dan file-file image hasil scan disimpan pada harddisk yang ada pada komputer Server. Hal ini akan memudahkan akses multi user sebuah dokumen secara bersamaan. 3. Scanner Merupakan perangkat untuk mengkonversi dokumen dari lembaran kertas menjadi lembaran digital. Scanner yang digunakan adalah perangakat scanner dengan kategori High Speed Scanner dengan kecepatan 25 – 60 ppm dan ukuran kertas dari A4 sampai A3. Berikut model perangkat scanner yang direkomendasikan untuk scan dokumen akreditasi. Canon DR-C225, kecepatan scan 25 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A4/Folio. Canon DR-C240, kecepatan scan 45 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A4/Folio, ketebalan dokumen sampai 4 mm. Canon DR-M160II, kecepatan scan 60 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A4/Folio. Canon DR-M1060, kecepatan scan 60 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A3. Canon DR-6030c, kecepatan scan 60 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran kertas sampai A3. Canon DR-F120, kecepatan scan 20 ppm, resolusi maksimum 600 dpi, scan dua sisi, ukuran scan sampai A4/Folio, Flatbed dan ADF. 4. Aplikasi DDMS Pro Merupakan aplikasi manajemen dokumen yang menerima dokumen digital hasil alih media dari perangkat scanner untuk disimpan dalam kategori yang sudah disiapkan sebelumnya. Pada aplikasi DDMS Pro dokumen disimpan secara digital dengan metode single pass Scan & Save dengan bantuan perangkat scanner., Dengan adanya aplikasi ini akan membuat scanner anda lebih optimal pemanfaatannya. Aplikasi ini berguna untuk membantu memudahkan pengelolaan proses menyimpan, menata (baik dokumen fisik maupun digital), peminjaman, pencarian kembali hingga pelaporan. Pada aplikasi DDMS Pro dibangun pola kategori dokumen yang sesuai dengan kebutuhan dokumen akreditasi. Dan jika diperlukan dapat ditambahkan pola kategori lain untuk menyimpan dokumen-dokumen digital lainnya. Aplikasi yang user friendly ini mudah digunakan oleh siapa saja (selama memiliki otoritas/ wewenang – melalui password dan username) untuk membantu SDM di Perguruan Tinggi dalam mengelolah dokumen/ arsip penting mereka. Tersedia dalam jenis stand alone, Client server dan Web based dengan harga dalam jangkauan. 5. Storage Sebagai tempat menyimpan database dan file-file image hasil scan. Besar kapasitas storage disesuaikan dengan volume dokumen yang akan disimpan.