Index Berita
19 Februari 2020
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
Prosedur penyimpanan arsip
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan
(meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem sebagai berikut:
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)
f. Sistem Informasi Geografis
g. Manajamen Aset
h. Sistem Informasi Perijinan Terpadu
i. Sistem Informasi Sekolah
j. Sistem Informasi Pemerintahan
k. Sistem Informasi Perusahaan
l. Sistem Pro Simply
m. Sistem Pro lite
n. Sistem Pro client Server
o. Sistem Identifikasi Arsip
p. Sistem Koreksi ujian
q. Sistem modern Office Administrasition
r. Sistem Tata Naskah Dinas elektronik
s. Sistem open Management system
t. Sistem pengolahan Formulir
u. Sistem jasa pro web
v. Sistem jasa indexing
w. Sistem Omni Recognition (OMR/OCR/ICR/BARCODE/QR CODE, DLL)
17 Februari 2020
PENYIMPANAN ARSIP
PENYIMPANAN ARSIP
Setiap organisasi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Jumlah arsip pun akan terus bertambah seiring waktu. Arsip memang merupakan sumber data penting sehingga perlu diperhatikan penyimpanannya. Inilah mengapa perlu adanya manajemen arsip. Manajemen arsip berguna untuk mengatur agar arsip dengan jumlah besar tersebut bisa disimpan dan diakses dengan mudah. Jadi apabila Anda tidak bisa menyimpan arsip dengan baik, data-data penting organisasi akan sulit ditemukan bahkan bisa rusak begitu saja. Lalu, bagaimana sebenarnya prosedur dan tata cara menyimpan arsip?
Tata cara menyimpan arsip
1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
4. ADF (AUTOMATIC DOCUMENT FEEDING )
ADF adalah scanner jenis baru yang dikembangkan dan di desain khusus untuk memberikan kemudahan men-scan dokumen dalam jumlah bnyak. Scanner jenis ADF mempunyai tray dimana anda bisa anda bisa menaruh dokumen-dokumen anda dalam satu tumpuk untuk langsung di scan
5. FLATBED
Flatbed karena scanner ini memiliki bentuk datar dan rata. Scanner flatbed merupakan jenis scanner yang paling umum digunakan dan bnyak ditemui dala dunia perkantoran maupun pribadi. Scanner Flatbed cocok digunakan untuk pemerintah,perkantoran,perbankan, manufakturing, kedokteran, desain, kontraktor, pemetaan, dan arsitek
6. BOOK SCANNER
Scanner buku komersial tidak seperti scanner biasa ; scanner buku ini biasanya merupakan kamera digital berkualitas tinggi dengan sumber cahaya di kedua sisi kamera yg dipasang pada semacam bingkai untuk menyediakan akses mudah bagi seseorang atau mesin mesin membalik halaman buku. Beberapa model melibatkan pembuaian buku berbentuk V, yang memberikan dukungan untuk buku duri dan juga posisi buku pusat secara otomatis. Keuntungan dari jenis pemindai ini adalah sangat cepat, dibandingkan dengan produktivitas pemindai overhead
13 Februari 2020
Pelayanan Publik Dinas Kependudukan
Pelayanan Publik Dinas Kependudukan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) mempunyai bagian Unit Pengelola Dokumen Administrasi Kependudukan (UPDAK) yang menjalankan tugas pengarsipan dokumen kependudukan sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2012 mengelola sebanyak 117 jenis dokumen pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2010 dokumen pendaftaran penduduk meliputi pendaftaran biodata penduduk, kartu keluarga, kartu tanda penduduk, pindah datang, dan pelintas batas. Dokumen pencatatan sipil meliputi pencatatan kutipan akta kelahiran, lahir mati, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan anak, pengangkatan anak, pengesahan anak, status kewarganegaraan, dan akta pencatatan sipil.
Dalam upaya mengikuti perkembangan teknologi informasi, kami SSI Berdaya membantu Disdukcapil mengelolah arsip/ dokumen-dokumen tersebut, terutama membantu dalam hal :
1. Jasa Scan dan upload hasil scan ke SIAK
2. Jasa Penjilidan dan/ pengalbuman dokumen/ akte
3. Jasa Pemilahan dan penataan arsip
4. Jasa Fumigasi dan anti rayap
5. Jasa Retensi arsip
6. Jasa pembersihan gudang arsip
7. Jasa Pelatihan SDM Kearsipan
8. Pengadaan sarana arsip konvensional : rak arsip, album, box, mobile file dll
9. Pengadaan sarana arsip digital : scanner, software, server dll
10. Jasa kearsipan dokumen
11. Jasa pemusnahan dokumen
12. Jasa pemindahan dokumen/arsip
13. Jasa perawatan Depo arsip
14. Jasa ahli media/Scanning dokumen
15. Jasa data entry
16. Jasa alihmedia Rekam medik
17. Jasa famigasi
18. Jasa injeksi dokumen
19. Jasa pembuatan sofware
20. Jasa pembuatan katalog buku perpustakaan
21. Jasa penataan buku perpustakaan
Segera hubungi kami untuk berkonsultasi gratis tentang solusi permasalahan arsip anda :
12 Februari 2020
Tips Melakukan Manajemen yang Efektif
Tips Melakukan Manajemen yang Efektif
Manajemen file adalah salah satu langkah penting bagi organisasi atau perusahaan untuk mengoptimalkan efektivitas kerja. Secara umum, manajemen file dapat diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perhitungan, klasifikasi, dan sejenisnya agar file mudah ditemukan. Pengertian lain menyebutkan manajemen file merupakan metode mendasar untuk memberi nama file, menyimpan file, hingga mengatur file. Dan pada dasarnya hal tersebut bisa dilakukan untuk file berbentuk fisik maupun digital. Mari simak 7 cara berikut :
1. Mengklasifikasi, penamaan, dan penyimpanan file
Manajemen file bisa dimulai dengan pemberian format nama penyimpanan pada file. Anda harus memastikan tiap pihak terkat mengerti di mana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis file satu dan lainnya.
2. Pertimbangkan konversi file sekaligus
Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam satu lokasi saja, maka dari itu penting untuk mempertimbangkan konversi file sekaligus. Anda bisa menggunakan berbagai produk yang tersedia.
3. Beralih ke converter premium
Berbeda dengan kebutuhan personal, organisasi memiliki kebutuhan yang lebih kompleks sehingga memerlukan fitur-fitur premium. Converter gratis tidak hanya kurang aman bagi data organisasi/perusahaan, tapi juga memiliki opsi menu yang cukup terbatas.
4. Menguasai Windows Explorer
Umumnya perusahaan menggunakan Windows, namun tidak dilengkapi dengan edukasi untuk menggunakan dan memaksimalkannya. Aga manajemen file jadi maksimal, bekali pengetahuan yang satu ini.
5. Simpan data di satu lokasi
Salah satu tujuan manajemen file adalah untuk mengklasifikasikan dan menempatkan file dengan benar. Maka dari itu buatlah folder spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan.
6. Menggunakan shortcuts
Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.
7. Manfaatkan shared document
Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapa pun untuk mengunggah dan mengakses file kapan saja.
10 Februari 2020
Jasa Pemilahan
Jasa Pemilahan
Membantu anda dalam mengelolah arsip kertas, dimulai dari pemilahan antara dokumen arsip dan non arsip, pengelompokan hingga penataannya didalam rak/ lemari arsip. Dengan tenaga kerja yang memahami sistem kearsipan diharapkan dapat menyelesaikan masalah kearsipan anda
• Melakukan pemilahan dan penataan arsip
• Pemberkasan/pengelompokan arsip
• Pendeskripsian & Indexing
• Pembuatan skema pengelompokan arsip
• Memasukkan arsip ke dalam box/ rak
• Membuat Daftar Pertelaan Arsip
Jasa Alihmedia (scanning) Dokumen/ Arsip
Hanya dengan memakai peralatan dan sumberdaya terbaik, kami melakukan pekerjaan alihmedia/memindai (scanning) dokumen dari berbagai ukuran dan bentuk untuk anda ! Dalam berbagai format file yang anda inginkan, dapat anda pakai untuk berbagai keperluan seperti : Back up data, Document Management system/ Electronic Filing System atau yang lainnya. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan membiarkan orang-orang yang berkompeten di bidangnya membuat anda dapat konsentrasi pada core business perusahaan.
• Kartu Nama/ Business Card
• Arsip Dokumen (A5 s/d A3)
• Drawing dan Dokumen Teknik (A2 s/d A0+)
Jasa identifikasi dan pembuatan daftar arsip (Entry)
Memiliki arsip yang sudah tertata namun belum mengetahui apa saja arsip yg tersimpan, berapa banyak volumenya dan masih susah mencarinya. Pekerjaan identifikasi membantu meng inventarisir setiap jenis arsip anda. Sehingga anda akan memiliki daftar/ list setiap arsip yang ada.
Anda akan mendapatkan daftar dari setiap berkas dan list berdasarkan jenis/ tahun/ kategori/ Uraian. Sehingga memudahkan mengelolah dan mencari kembali anda.
Jasa Fumigasi
Untuk melindungi dokumen/ arsip dari hama yang dapat merusak, gudang arsip perlu di fumigasi.Fumigasi perawatan sebaiknya dilaksanakan secara berkala. Jadwal fumigasi dibuat berdasarkan siklus perkembangbiakan hama. Waktu yang diperlukan untuk fumigasi terdiri dari persiapan, pelepasan dan pemaparan fumigant serta pembukaan lembaran plastik penutup. Lamanya persiapan dan pembukaan lembaran plastik penutup tergantung luas gudang
Jasa Pemusnahan Dokumen
Dokumen yang telah memasuki masa retensi dan dokumen yang sudah tidak bergana dan dapat dihapuskan, harus dimusnahkan dengan prosedur dan tata cara tertentu yang mempertimbangkan perundangan dan keamanan. Kami membantu memusnahkan dokumen/ arsip anda dengan tetap memperhatikan kaidah kearsipan.
7 Februari 2020
SOLUSI MANAJEMEN KEARSIPAN
SOLUSI MANAJEMEN KEARSIPAN
Jasa Pengelolaan Arsip
Sering terjadi pada proses pemindahan arsip pada ruang/ depo arsip baru menimbulkan masalah tersendiri :
1. Tidak tersedianya SDM yang melaksanakan proses pemindahan yang membuat instansi meminta sembarang orang untuk memindahkan tanpa prosedur yang benar. Sehingga resiko kehilangan pada proses pemindahan besar
2. Tidak tertatanya dengan baik yang menyebabkan setelah dipindahkan ke tempat baru menjdai semakin sulit dicari.
Oleh sebab itu kami memberikan solusi atas permasalahan tersebut :
1.JASA PEMINDAHAN DOKUMEN/ ARSIP
1. Memilah dokumen/ arsip yang akan di pindah dan yang tidak
2. Melakukan inventarisasi dokumen/ arsip dan memasukkannya ke dalam box/ kardus
3. Membuat berita acara pemindahan
4. Memindahkan ke tempat (lemari/ rak), ruang atau gudang arsip baru
2.JASA PEMILAHAN, PENGELOMPOKAN DAN PENATAAN
1. Melakukan pemilahan dokumen (tak beraturan) yang masih harus disimpan (arsip) dan yang bukan arsip (blanko/ map kosong, barang-barang, dll - termasuk arsip yang sudah masuk masa retensi)
2. Melakukan pemilahan dokumen sesuai dengan kelompok/ jenis/ kategori (klasifikasinya)
3. Memasukkan dokumen/ arsip ke dalam box/ odner (folder), memberi label dan menatanya pada rak/ lemari
3.JASA PERAWATAN DEPO ARSIP
1. Melakukan pembersihan dan perapian ruang/ gudang arsip (termasuk rak, lemari, box/ map, peralatan, lantai dan ruang arsip)
2. Pemberian pengharum ruang, penyerap kelembaban dan kamperisasi
4.JASA PEMUSNAHAN DOKUMEN (agar tidak memenuhi depo arsip baru dengan dokumen yg seharusnya sudah bisa dimusnahkan)
1. Melakukan proses pemusnahan dokumen/ arsip (yg tidak bernilai guna atau sudah masuk masa retensi) dengan metode pencacahan (schredding)
2. Proses penghancuran dilakukan ditempat client atau ditempat kami
3. Hasil penghancuran akan didaur ulang
5.JASA ALIHMEDIA/ SCANNING DOKUMEN
Hanya dengan memakai peralatan dan sumberdaya terbaik, kami melakukan pekerjaan memindai dokumen dari berbagai ukuran dan bentuk untuk anda ! Dalam berbagai format file yang anda inginkan,
dapat anda pakai untuk berbagai keperluan seperti : Back up data, Document Management system/ Electronic Filing System atau yang lainnya. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan membiarkan orang-orang yang berkompeten di bidangnya membuat anda dapat konsentrasi pada core business perusahaan.
6 Februari 2020
Naskah Dinas Elektronik
Naskah Dinas Elektronik
Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah
Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah.
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah
Dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah.
Tata Naskah Dinas Elektronis –selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan bagian dari e-goverment akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.
Dalam bidang pemerintahan, pengembangan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik mengacu pada Peraturan Menpan Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Maksud dan Tujuan
Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas yang bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi secara tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi.
Sasaran Pencapaian
Sasaran yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas Elektronik adalah sebagai berikut:
1. Tercapainya kesadaran dan pemahaman penyelenggaraan tata naskah dinas;
2. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian;
3. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
4. Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas;
5. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.
6 Februari 2020
Arsip Digital Rekam Medik
Arsip Digital Rekam Medik
Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, efisien serta akurat. Teknologi informasi juga sangat berperan pada perkembangan Rumah Sakit. Salah informasi yang sangat penting bagi Rumah Sakit adalah data pada Rekam Medik. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas ,anamnesa,penentuan fisik , laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medikyang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap , rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas , tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik , dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya.
Selain rekam medis, disetiap bagian pada suatu rumah sakit pasti juga terdapat arsip/ dokumen yang semakin hari semakin bertambah. Mengingat pentingnya nilai informasi pada arsip tersebut, perlu dipikirkan untuk segera untuk memiliki sistem kearsipan elektronik yang mampu memberikan keamanan dokumen, kemudahan dalam penataan dan pencarian serta dalam menunjang efisiensi/ efektifitas operasional rumah sakit.
Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medik
Tujuan Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan . Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar , maka tertib administrasi tidak akan berhasil Kegunaan Rekam Medis antara lain:
1. Aspek Administrasi, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi , karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga mdis dan perawat dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan
2. Aspek Medis, Catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada pasien
3. Aspek Hukum, Menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan , dalamrangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan
4. Aspek Keuangan, Isi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan . Tanpa adaya bukti catatan tindakan /pelayanan , maka pembayaran tidak dapat dipertanggungjawabkan
5. Aspek Penelitian, Berkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian , karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian .
6. Aspek Pendidikan, Berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan , karena isinya menyangkut data/informasi tentang kronologis dari pelayanan medik yang diberikan pada pasien
7. Aspek Dokumentasi, Isi Rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan sarana kesehatan
Dokumen Rekam Medik Elektronik
Pada era global ini, teknologi elektronik juga berimbas pada terjadinya transformasi paradigma rekam medis tradisional dari yang berbasis kertas ke arah paradigma baru yang berbasis informasi dan disebut manajemen informasi kesehatan (MIK). Akibatnya, praktisi rekam medis kini berperan sebagai administrator atau manajer dari manajemen informasi kesehatan.
Rekam Medik Elektronik di Indonesia Pasca Pengesahan UU ITE
Beberapa waktu lalu, DPR telah mengesahkan RUU Informasi & Transaksi Elektronik (ITE) menjadi UU ITE (UU no.11/2008). Sebagai UU pertama yang mengatur bidang teknologi informasi (IT), banyak aspek dalam bidang IT menjadi tunduk pada UU tersebut, termasuk penggunaan IT dalam dunia kesehatan.
Salah satu penggunaan IT dalam dunia kesehatan yang telah menjadi tren dalam dunia pelayanan kesehatan secara global adalah rekam medik elektronik (EHR), yang sebenarnya sudah mulai banyak digunakan di kalangan pelayanan kesehatan Indonesia, namun banyak tenaga kesehatan & pengelola sarana pelayanan kesehatan masih ragu untuk menggunakannya karena belum ada peraturan perundangan yang secara khusus mengatur penggunaannya.
Selama ini, rekam medik mengacu pada pasal 46-47 UU no.29/2004 tentang Praktik Kedokteran & Permenkes no.269/2008 tentang Rekam Medik. UU no.29/2004 sebenarnya diundangkan saat EHR telah banyak digunakan, namun tidak mengatur mengenai EHR. Sedangkan Permenkes no.269/2008 belum mengatur mengenai EHR. Tetapi dengan adanya UU ITE, secara umum penggunaan EHR sebagai dokumen elektronik telah memiliki dasar hukum.
Dapat disimpulkan bahwa dengan adanya UU ITE, EHR telah dapat digunakan di Indonesia untuk membantu mewujudkan pelayanan kesehatan yang lebih bermutu & melindungi masyarakat. Adalah sangat baik jika pemerintah membuat peraturan khusus mengenai EHR berikut standar/protokol & keamanannya sebagai peraturan pelaksana dari UU no.29/2004.
5 Februari 2020
Pembangunan Menejemen kearsipan
Pembangunan Menejemen kearsipan
Sejalan dengan misi dan arah Kantor Pelayanan Pajak, dalam rangka pelayanan terhadap masyarakat wajib pajak, Adiharapkan untuk mampu menyediakan suatu sistem informasi yang mampu menyajikan data dan informasi secara cepat, akurat, lengkap dan mudah berintregrasi dengan aplikasi lain yang sudah ada. Data tersebut seringkali diperoleh dari dokumen/ arsip yang ada disetiap bagian pada organisasi.
Dalam rangka pengelolaan kearsipan guna menunjang kualitas dan menjamin ketersediaan kearsipan yang autentik dan terpercaya. Direktorat Jendral Pajak dalam keputusannya No. 241/PJ/2012 tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jendral Pajak sudah memerintahkan untuk melaksanakan pembangunan manajemen kearsipan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, , pembangunan kearsipan diperlukan beberapa tahapan dan juga pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana. Kebutuhan tersebut harus sejalan dengan standar sarana dan prasarana yang tertuang pada kebijakan pemerintah dalam pembangunan arsip.
Diantaranya : KEPUTUSAN KEPALA ANRI NOMOR : 03 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR MINIMAL GEDUNG DAN RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
KEPUTUSAN KEPALA ANRI NOMOR : 12 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR PENYIMPANAN FISIK ARSIP
KEPUTUSAN KEPALA ANRI NOMOR : 11 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR BOKS ARSIP
KEPUTUSAN KEPALA A NRI NOMOR : 04 TAHUN 2000 TENTANG PEDOMAN PENGGUNAAN KERTAS UNTUK ARSIP BERNILAIGUNA TINGGI
Atas dasar peraturan tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing KPP, kami mencoba mengajukan usulan sarana yang dapat dimanfaatkan oleh KPP : Penyediaan aplikasi manajemen kearsipan KPP Penyediaan Scanner khusus dokumen Penyediaan rak arsip medium duty Open Rack dan Roll o pack/ Compacto Penyediaan Box Arsip Penyediaan layanan jasa kearsipan
Penyediaan Aplikasi Manajemen Kearsipan KPP
Aplikasi manajemen kearsipan yang berfungsi untuk memudahkan penyimpanan dan penataan, pencarian kembali dan peminjaman serta pengorganisasian dokumen-dokumen penting KPP lainnya.
Sistem Operasi dan Database
a. Sistem Operasi untuk server
Sistem operasi yang digunakan untuk server berbasis free opensource (Linux/Unix) atau berbayar (Windows )
b. Database server
Dapat menggunakan database server berikut ini :
- Firebird (default)
- MariaDB / MySQL (opsional)
- Oracle (opsional)
c. FTP Server
Dapat menggunakan salah satu ftp server berikut ini :
- Filezilla FTP Server
- Secure FTP Server (SFTP)
- XLight FTP Server
d. Aplikasi SIM Arsip berbasis Client-server
Aplikasi yang akan dibangun berbasis client-server.
5 Februari 2020
MANAJEMEN ARSIP DI ERA REVOLUSI INDUSTRI
MANAJEMEN ARSIP DI ERA REVOLUSI INDUSTRI
Perkembangan dunia teknologi informasi dan komunikasi (TIK) saat ini telah membawa dunia memasuki industri 4.0. Era ini ditandai dengan melimpahnya data dan informasi, cyber physical system, hingga pengelolaan big data. Bagi para pekerja informasi –termasuk arsiparis- inilah yang harus diantisipasi sejak awal karena landscape-nya bisa sama sekali berbeda dengan apa yang ada pada saat ini.
“Arsip era 4.0 akan ditandai dengan arsip yang diolah sendiri oleh komputer dan terakses via komputer,” kata Noerhadi Magetsari, Profesor Emeritus Arkeologi Fakultas Ilmu Budaya UI sekaligus mantan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada kuliah umum bertema “Kearsipan dalam Revolusi Industri 4.0”. Kuliah ini dihadiri oleh mahasiswa, profesional dari berbagai kementerian dan lembaga, serta dosen Universitas Indonesia bertempat di Auditorium Program Pendidikan Vokasi (28/9/2018). Dalam sambutannya, Dyah Safitri selaku Ketua Program Studi Manajemen Informasi dan Dokumen Program Pendidikan Vokasi UI, kuliah umum ini diharapkan memberi wawasan baru kepada para pemangku kepentingan dunia kearsipan bahwa tantangan yang dihadapi ke depan terutama ketika era industri 4.0 dimulai.
Era industri 4.0 ditandai dengan berbagai fenomena seperti IoT (interner of things) yang memungkinkan semua mesin berkomunikasi dan saling terhubung, kecerdasan buatan, big data, hingga munculnya label smart untuk pelbagai sektor seperti smart office, smart city, hingga smart transportation.
Bagi dunia kearsipan, bahwa era industri 4.0 membuat “hidup” arsip menjadi lain tapi prinsip-prinsip pengelolaan arsip masih dapat digunakan. Dengan cara tersebut arsiparis tetap menjadi profesi yang diperlukan di era industri 4.0. Transformasi arsip akan mengarah ke digital/ elektronik. Nantinya hampir semua arsip sudah berbentuk elektronik dan “diserahkan” ke mesin, tapi arsiparis yang nanti dapat memberi makna.
Untuk bisa mewujudkan transformasi tersebut dibutuhkan beberapa strategi diantaranya mengefektifkan program pembinaan kearsipan. Ini perlu dilakukan untuk membangun komitmen pimpinan nasional dan daerah untuk meningkatkan investasi dalam pengembangan environment, culture and digital skills di lembaga kearsipan maupun pencipta arsip.