Index Berita

Arsip Nasional Republik Indonesia atau sering disebut ANRI, pada Jum’at 28 Februari 2020 menggelar Rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan. Dalam Rapat tersebut ANRI menyebutkan kalau Provinsi Jawa Timur mengdapat penghargaan. Provinsi Jatim mendapat penghargaan dari ANRI dengan kategori salah satu Provinsi terbaik dalam penyelenggaraan kearsipan, dengan nilai 70-80. Penilaian itu sendiri berdasarkan hasil yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia pada tahun 2019. Kepala Dinas Komunikasi dan Informasi Provinsi Jawa Timur, Benny Sampirwanto menuturkan jika, pihaknya akan terus meningkatkan sarana kearsipan dan kapasitas sumber daya aparatur. Selain itu juga, Benny akan menciptakan arsip dalam instansi pemerintah maupun lembaga penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Sebagai informasi, pengawasan yang dilakukan oleh ANRI mencakup delapan aspek penyelenggaraan kearsipan yaitu ketaatan terhadap aturan perundang-undangan bidang kearsipan, program kearsipan, serta pengolahan arsip dengan potensi sekurang-kurangnya 10 tahun. Aspek lainnya yang dinilai menyangkut penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis, sumber daya manusia kearsipan, kelembaga kearsipan, serta sarana dan prasarana kearsipan. “Di sini Jatim mempunyai kekurangan yakni di peraturan tata naskah yang belum sesuai peraturan ANRI, Jatim juga belum mencantumkan UU 43 th 2009 dalam konsideran Pergub, DEPO arsip statis Jatim juga masih belum sesuai stndar,” ujarnya. Mengenai penyerahan penghargaan tsb, dijelaskannya, diberikan langsung oleh Menteri Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Tjahjo Kumolo, pada Rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan di Hotel Sunan Surakarta, Jawa Tengah pada 26 Pebruari lalu.

Kini pemerintah menggencarkan rancangan dokumen yang masih dalam bentuk fisik untuk segera dialihmediakan atau dirubah bentuknya kedalam bentuk scanning. Dengan tujuan memudahkan pengguna untuk menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan. Sudah berpengalaman juga Smart Solusi Indonesia dalam membantu instansi mengalihmediakan dokumen penting mereka. Segera hubungi team kami sekarang juga dan dapatkan eksklusif FREE konsultasi Hubungi kami. Email : marketing@dokumenprint.com Website: www.solusiarsip.com Instagram :@smartsolusiindonesia WhatsApp : 0812.3100.5100

Pembangunan depo arsip di daerah-daerah memang sangatlah lemah, seperti halnya di Sukabumi, hingga saat ini kota tersebut akan memperkuat penataan kearsipan untuk mendukung pembangunan di daerah. Pembangunan gedung depo arsip mendapatkan bantuan dari Gubernur Jawa Barat, hal tersebut disampaikan oleh Wali Kota Sukabumi, Achmad Fahmi. Dalam ujarannya tersebut Wali Kota Sukabumi juga menyampaikan, kalau dihimbau kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) untuk sadar dan tertib arsip. Empat pilar yang beliau maksudkan adalah tata naskah atau kode klasifikasi (pengkategorian surat/arsip), selain itu Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) dan juga Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berkaitan dengan pemusnahan arsip dalam jangka waktu tertentu. Salah satu contoh yang disampaikan oleh Fahmi adalah waktu dulu membuat surat untuk meminta informasi jaringan lorong bawah tanah kepada pemerintah Belanda, karena arsip yang tersedia ada di Belanda. Selain itu, jalur irigasi untuk arsip Sukabumi tidak dimiliki karena ada di Belanda. Fahmi juga menuturkan, Jangan sampai ada dokumen penting hilang jejaknya karena pengarsipan yang lemah karena ada arsip dinamis dan statis. Bahkan kini Kota Sukabumi telah mengupayakan untuk bias pengarsipan digital, sebab kini berkembangnya teknologi dan arsippun kini telah banyak yang telah didigitalisasi, sehingga ada backup data karena akan membutuhkan arsip di masa mendatang. Bukan hanya untuk kepentingan saat ini saja akan tetapi untuk 20 hingga 30 tahun mendatang. Terlebih arsip mengandung informasi yang valid dan akurat terkait proses kejadian. Fahmi, berharap SKPD menata proses kearsipan di instansi masing-masing. Hal ini karena ada arsip di SKPD dan ada yang dikelola atau diserahkan ke Dispusip.

Manajemen arsip memang penting namun bisa sangat menyita waktu dan tenaga. Jika tidak punya banyak waktu dan sumber daya untuk melakukan penyimpanan arsip, Anda bisa menggunakan jasa dari Smart Solusi Indonesia. Berpengalaman lebih dari tujuh tahun menangani kearsipan, Anda bisa langsung mempercayakan masalah kearsipan kepada SSI. Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung mengunjungi www.solusiarsip.com. Smart Solusi Indonesia(SSI) merupakan perusahaan yg khusus yang fokus dan mendedikasikan diri di bidang manajemen pengarsipan, pada setiap tahapan alur hidup arsip. Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yg bersangkutan. SSI memiliki tenaga ahli kearsipan dan SDM yang terlatih dan berpengalaman. Untuk pengembangan aplikasi, team develover bekerjasama dengan tenaga ahli dan kearsipan sebagai pelaksana/arsiparis. Setiap developer mungkin bisa membuat aplikasi, tapi tidak semua yang memahami kaidah-kaidah kearsipan. SSI memiliki pengalaman selama 5 tahun di jasa pengelolaan Arsip, pengalaman ini akan sangat berguna didalam membantu client untuk menyelesaikan masalah kearsipan. Layanan konsultasi pre sales dan after sales untuk menjamin kualitas hasil SSI memiliki peralatan/sarana kearsipan yang lengkap (konvensional dan digital, serta aplikasi membantu mempercepat proses pengelolaan arsip) Smart solusi indonesia merupakan perusahaan yang memberikan pelayanan holistic di bidang dokumen / arsip dan teknologi. Selalu berusaha memberi solusi yang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan pelanggan. Layanan presale, on sales dan after sales secara terus menerus dikembangkan sebagai perwujudan dedikasi kami dalam membantu sepenuh hati pelanggan. Layanan kami meliputi penjualan dan jasa kearsipan. Contoh a. Jasa memilah arsip b. Jasa pengelompokan arsip c. Jasa penataan arsip d. Jasa pemindahan arsip e. Jasa penataan arsip f. Jasa fumigasi arsip

Presiden Republik Indonesia atau yang akrab disapa Jokowi telah membagikan sertifikat tanah di Jawa Timur sebanyak 2.020 sertifikat. langkah tersebut dilakukan untuk membertikan hak hukum bukti kepemilikan tanah kepada masyarakat penerima sertifikat pada lima wilayah di Jawa Timur, diantaranya adalah Surabaya, Gresik, Lamongan, Sidoarjo dan juga Bangkalan. Dalam pidatonya Joko Widodo bahwa setiap tahun pemerintah akan terus meningkatkan jumlah penerima sertifikat tanah untuk mendorong kepemilikan tanah yang sah kepada masyarakat. ungkapan tersebut dipaparkan pada Senin 27 Januari 2020 di Wahana Ekspresi Poesponegoro (WEP) Kabupaten Gresik, Jawa Timur. dilansir dari antara, pada 2017 kemarin Jokowi menuturkan, kalau pemerintah telah membagikan sebanyak 5 juta sertifikat tanah yang disusul pada tahun 2018 meningkat menjadi 7 juta sertfikat dan pada tahun 2019 menjadi sebanyak 9 juta sertifikat tanah yang dibagikan kepada masyarakat secara gratis. Tujuan awal Bapak Presiden dengan total sebanyak 126 juta sertifikat yang harus direalisasi, namun hingga saat ini yang bisa dipegang masyarakat baru 46 juta, hal tersebut dikarenakan Badan Pertanahan Nasional (BPN) hanya mampu membagikan 500 ribu sertifikat tanah untuk setiap tahunnya. Mantan Bupati Solo mengungkapkan, ada 80 juta yang belum dibagikan atau dipegang oleh masyarakat. Kalau menunggu ini, bisa-bisa 100 tahun baru selesai. karena hal tersebut Joko Widodo menghimbaukan kepada masyarakat untuk lebih bijaksana lagi menggunakan hak hukum atas tanah yang telah mereka miliki saat ini.

Prosedur penyimpanan arsip 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. 4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem sebagai berikut: a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System) b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) c. Sistem Nomor (Numeric Filing System) d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System ) e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System) f. Sistem Informasi Geografis g. Manajamen Aset h. Sistem Informasi Perijinan Terpadu i. Sistem Informasi Sekolah j. Sistem Informasi Pemerintahan k. Sistem Informasi Perusahaan l. Sistem Pro Simply m. Sistem Pro lite n. Sistem Pro client Server o. Sistem Identifikasi Arsip p. Sistem Koreksi ujian q. Sistem modern Office Administrasition r. Sistem Tata Naskah Dinas elektronik s. Sistem open Management system t. Sistem pengolahan Formulir u. Sistem jasa pro web v. Sistem jasa indexing w. Sistem Omni Recognition (OMR/OCR/ICR/BARCODE/QR CODE, DLL)

Setiap organisasi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Jumlah arsip pun akan terus bertambah seiring waktu. Arsip memang merupakan sumber data penting sehingga perlu diperhatikan penyimpanannya. Inilah mengapa perlu adanya manajemen arsip. Manajemen arsip berguna untuk mengatur agar arsip dengan jumlah besar tersebut bisa disimpan dan diakses dengan mudah. Jadi apabila Anda tidak bisa menyimpan arsip dengan baik, data-data penting organisasi akan sulit ditemukan bahkan bisa rusak begitu saja. Lalu, bagaimana sebenarnya prosedur dan tata cara menyimpan arsip? Tata cara menyimpan arsip 1. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). 2. Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. 3. Lateral Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 4. ADF (AUTOMATIC DOCUMENT FEEDING ) ADF adalah scanner jenis baru yang dikembangkan dan di desain khusus untuk memberikan kemudahan men-scan dokumen dalam jumlah bnyak. Scanner jenis ADF mempunyai tray dimana anda bisa anda bisa menaruh dokumen-dokumen anda dalam satu tumpuk untuk langsung di scan 5. FLATBED Flatbed karena scanner ini memiliki bentuk datar dan rata. Scanner flatbed merupakan jenis scanner yang paling umum digunakan dan bnyak ditemui dala dunia perkantoran maupun pribadi. Scanner Flatbed cocok digunakan untuk pemerintah,perkantoran,perbankan, manufakturing, kedokteran, desain, kontraktor, pemetaan, dan arsitek 6. BOOK SCANNER Scanner buku komersial tidak seperti scanner biasa ; scanner buku ini biasanya merupakan kamera digital berkualitas tinggi dengan sumber cahaya di kedua sisi kamera yg dipasang pada semacam bingkai untuk menyediakan akses mudah bagi seseorang atau mesin mesin membalik halaman buku. Beberapa model melibatkan pembuaian buku berbentuk V, yang memberikan dukungan untuk buku duri dan juga posisi buku pusat secara otomatis. Keuntungan dari jenis pemindai ini adalah sangat cepat, dibandingkan dengan produktivitas pemindai overhead

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) mempunyai bagian Unit Pengelola Dokumen Administrasi Kependudukan (UPDAK) yang menjalankan tugas pengarsipan dokumen kependudukan sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2012 mengelola sebanyak 117 jenis dokumen pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2010 dokumen pendaftaran penduduk meliputi pendaftaran biodata penduduk, kartu keluarga, kartu tanda penduduk, pindah datang, dan pelintas batas. Dokumen pencatatan sipil meliputi pencatatan kutipan akta kelahiran, lahir mati, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan anak, pengangkatan anak, pengesahan anak, status kewarganegaraan, dan akta pencatatan sipil. Dalam upaya mengikuti perkembangan teknologi informasi, kami SSI Berdaya membantu Disdukcapil mengelolah arsip/ dokumen-dokumen tersebut, terutama membantu dalam hal : 1. Jasa Scan dan upload hasil scan ke SIAK 2. Jasa Penjilidan dan/ pengalbuman dokumen/ akte 3. Jasa Pemilahan dan penataan arsip 4. Jasa Fumigasi dan anti rayap 5. Jasa Retensi arsip 6. Jasa pembersihan gudang arsip 7. Jasa Pelatihan SDM Kearsipan 8. Pengadaan sarana arsip konvensional : rak arsip, album, box, mobile file dll 9. Pengadaan sarana arsip digital : scanner, software, server dll 10. Jasa kearsipan dokumen 11. Jasa pemusnahan dokumen 12. Jasa pemindahan dokumen/arsip 13. Jasa perawatan Depo arsip 14. Jasa ahli media/Scanning dokumen 15. Jasa data entry 16. Jasa alihmedia Rekam medik 17. Jasa famigasi 18. Jasa injeksi dokumen 19. Jasa pembuatan sofware 20. Jasa pembuatan katalog buku perpustakaan 21. Jasa penataan buku perpustakaan Segera hubungi kami untuk berkonsultasi gratis tentang solusi permasalahan arsip anda :

Manajemen file adalah salah satu langkah penting bagi organisasi atau perusahaan untuk mengoptimalkan efektivitas kerja. Secara umum, manajemen file dapat diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perhitungan, klasifikasi, dan sejenisnya agar file mudah ditemukan. Pengertian lain menyebutkan manajemen file merupakan metode mendasar untuk memberi nama file, menyimpan file, hingga mengatur file. Dan pada dasarnya hal tersebut bisa dilakukan untuk file berbentuk fisik maupun digital. Mari simak 7 cara berikut : 1. Mengklasifikasi, penamaan, dan penyimpanan file Manajemen file bisa dimulai dengan pemberian format nama penyimpanan pada file. Anda harus memastikan tiap pihak terkat mengerti di mana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis file satu dan lainnya. 2. Pertimbangkan konversi file sekaligus Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam satu lokasi saja, maka dari itu penting untuk mempertimbangkan konversi file sekaligus. Anda bisa menggunakan berbagai produk yang tersedia. 3. Beralih ke converter premium Berbeda dengan kebutuhan personal, organisasi memiliki kebutuhan yang lebih kompleks sehingga memerlukan fitur-fitur premium. Converter gratis tidak hanya kurang aman bagi data organisasi/perusahaan, tapi juga memiliki opsi menu yang cukup terbatas. 4. Menguasai Windows Explorer Umumnya perusahaan menggunakan Windows, namun tidak dilengkapi dengan edukasi untuk menggunakan dan memaksimalkannya. Aga manajemen file jadi maksimal, bekali pengetahuan yang satu ini. 5. Simpan data di satu lokasi Salah satu tujuan manajemen file adalah untuk mengklasifikasikan dan menempatkan file dengan benar. Maka dari itu buatlah folder spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. 6. Menggunakan shortcuts Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file. 7. Manfaatkan shared document Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapa pun untuk mengunggah dan mengakses file kapan saja.

Membantu anda dalam mengelolah arsip kertas, dimulai dari pemilahan antara dokumen arsip dan non arsip, pengelompokan hingga penataannya didalam rak/ lemari arsip. Dengan tenaga kerja yang memahami sistem kearsipan diharapkan dapat menyelesaikan masalah kearsipan anda • Melakukan pemilahan dan penataan arsip • Pemberkasan/pengelompokan arsip • Pendeskripsian & Indexing • Pembuatan skema pengelompokan arsip • Memasukkan arsip ke dalam box/ rak • Membuat Daftar Pertelaan Arsip Jasa Alihmedia (scanning) Dokumen/ Arsip Hanya dengan memakai peralatan dan sumberdaya terbaik, kami melakukan pekerjaan alihmedia/memindai (scanning) dokumen dari berbagai ukuran dan bentuk untuk anda ! Dalam berbagai format file yang anda inginkan, dapat anda pakai untuk berbagai keperluan seperti : Back up data, Document Management system/ Electronic Filing System atau yang lainnya. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan membiarkan orang-orang yang berkompeten di bidangnya membuat anda dapat konsentrasi pada core business perusahaan. • Kartu Nama/ Business Card • Arsip Dokumen (A5 s/d A3) • Drawing dan Dokumen Teknik (A2 s/d A0+) Jasa identifikasi dan pembuatan daftar arsip (Entry) Memiliki arsip yang sudah tertata namun belum mengetahui apa saja arsip yg tersimpan, berapa banyak volumenya dan masih susah mencarinya. Pekerjaan identifikasi membantu meng inventarisir setiap jenis arsip anda. Sehingga anda akan memiliki daftar/ list setiap arsip yang ada. Anda akan mendapatkan daftar dari setiap berkas dan list berdasarkan jenis/ tahun/ kategori/ Uraian. Sehingga memudahkan mengelolah dan mencari kembali anda. Jasa Fumigasi Untuk melindungi dokumen/ arsip dari hama yang dapat merusak, gudang arsip perlu di fumigasi.Fumigasi perawatan sebaiknya dilaksanakan secara berkala. Jadwal fumigasi dibuat berdasarkan siklus perkembangbiakan hama. Waktu yang diperlukan untuk fumigasi terdiri dari persiapan, pelepasan dan pemaparan fumigant serta pembukaan lembaran plastik penutup. Lamanya persiapan dan pembukaan lembaran plastik penutup tergantung luas gudang Jasa Pemusnahan Dokumen Dokumen yang telah memasuki masa retensi dan dokumen yang sudah tidak bergana dan dapat dihapuskan, harus dimusnahkan dengan prosedur dan tata cara tertentu yang mempertimbangkan perundangan dan keamanan. Kami membantu memusnahkan dokumen/ arsip anda dengan tetap memperhatikan kaidah kearsipan.